El post anterior explicaba cómo inventariar qué Alertas de SharePoint existen en un tenant antes de que dejen de funcionar en julio de 2026. Este cubre qué hacer realmente con ese inventario, porque "migrar a Power Automate" no es del todo la instrucción correcta. Power Automate es una herramienta más, no la única, y recurrir a ella por defecto suele ser más de lo que la tarea necesita.
Las Alertas tenían un solo trabajo: notificarte automáticamente cuando algo cambiaba. Microsoft no construyó un único sustituto para ese trabajo, te dio tres herramientas, y solo una de ellas no es nueva. Power Automate lleva años siendo el motor detrás de la automatización de SharePoint, Rules y Quick Steps son interfaces más nuevas y sencillas construidas sobre ese mismo motor, diseñadas para que la mayoría de la gente nunca necesite abrir el lienzo completo de flujos.
El objetivo de este post es elegir la herramienta correcta para cada alerta de tu inventario.
Las tres herramientas
Rules. Automática, activada por eventos, limitada. Es el sustituto directo de las alertas, y es genuinamente sencilla, una interfaz tipo constructor de frases, sin lienzo de flujos, sin conectores que configurar. Funciona sobre Power Automate por debajo, pero nunca lo ves.
Quick Steps. Manual, activada por un botón, más amplia. Donde una Rule se dispara automáticamente cuando algo ocurre, un Quick Step espera a que alguien seleccione un elemento y pulse un botón. A cambio de renunciar a la activación automática, obtienes más tipos de acción, iniciar un chat de Teams, mover o copiar un archivo, no solo correo y establecer un valor.
Power Automate. La herramienta original, y sigue siendo la que no tiene techo. Lógica condicional completa, cualquier desencadenador, cualquier conector, cualquier sistema externo. Tanto Rules como Quick Steps pueden delegar en un flujo en el momento en que llegan a sus propios límites, "ejecutar un flujo" es una acción de primera clase en ambas, así que nunca te quedas fuera del poder de Power Automate solo por haber empezado con las herramientas más sencillas.
En mi tenant, tanto Rules como Quick Steps viven bajo el menú Integrar en cualquier lista o biblioteca. Vale la pena comprobar dónde están en el tuyo, la ubicación y el nombre del menú han ido cambiando ligeramente a medida que Microsoft ha ido desplegando esto.
Rules, en la práctica
Desde el menú Integrar, crear una Rule empieza con un desencadenador:
- Se modifica un archivo o sus metadatos
- Se añade un archivo nuevo
- Se elimina un archivo
- Se acerca una fecha
Elige un desencadenador, y el resto se lee como una frase: "Cuando se añada un archivo nuevo, siempre, enviar un correo a [destinatario]," con un mensaje personalizado opcional. Ese "siempre" también se puede cambiar por una condición, "cuando se modifique un archivo, si [columna] cambia y el nuevo valor [es cualquiera / es (un valor concreto) / es uno de / no es], enviar un correo a [destinatario]," de modo que una Rule no tiene por qué dispararse en cada cambio, solo en los que realmente importan. Esa es toda la configuración en cualquiera de los dos casos, sin pasos de flujo, sin editor de expresiones.
Las limitaciones honestas, que conviene conocer antes de apostar por Rules como la respuesta:
- Solo hay dos acciones disponibles: enviar un correo, o establecer el valor de una columna. Cualquier otra cosa, un chat de Teams, mover un archivo, llamar a algo externo, es terreno de Quick Steps o de Power Automate.
- Las notificaciones son solo inmediatas. No hay opción de resumen diario o semanal, así que cualquier alerta de tu inventario con Frecuencia: Diaria o Frecuencia: Semanal no puede sustituirse directamente por una Rule.
- No está disponible en bibliotecas de Site Pages.
- Límite de 15 rules por lista o biblioteca.
Para una alerta simple de "avísame cuando algo cambie" sin necesidad de resumen, Rules suele ser la respuesta completa, y es la herramienta más rápida a la que recurrir.
Quick Steps, en la práctica
Quick Steps resuelve un problema distinto: no "avísame automáticamente," sino "dame una forma de un clic para actuar sobre algo que ya estoy mirando."
También bajo Integrar, Quick Steps viene en dos variantes:
Para archivos seleccionados. Una vez seleccionas uno o varios elementos, el Quick Step aparece en el menú Integrar y en el menú de más opciones. Acciones disponibles: redactar un correo, iniciar un chat de Teams, establecer un valor, ejecutar un flujo, mover un archivo o carpeta, copiar un archivo o carpeta.
Para la biblioteca de documentos actual. Se ejecuta sobre toda la biblioteca en lugar de sobre una selección, y por ahora está limitado a ejecutar un flujo.
La opción "establecer un valor" se construye igual que en Rules, como una frase: "Mostrar un comando que, para cada archivo o carpeta seleccionados, establezca el valor de [nombre de columna] en [valor de columna]," con un nombre para el Quick Step y una opción para controlar cuándo se muestra.
Quick Steps también ha empezado recientemente a estar disponible como un tipo de columna en sí mismo, no solo como un botón que pulsas después de seleccionar elementos. Añadido como columna en una lista o biblioteca, aparece como un pequeño botón directamente en esa fila de la vista, permitiendo a los usuarios activar un correo, un chat de Teams, una aprobación o un flujo sin tener que seleccionar antes el elemento y buscar en un menú aparte, construido con el mismo estilo de constructor de frases que Rules. El botón también se puede mostrar u ocultar de forma condicional, de modo que solo aparece en las filas donde realmente es relevante, en lugar de llenar de ruido cada fila de la vista (esto también vale la pena saberlo si antes has construido botones de acción personalizados con formato JSON de columnas, Quick Steps como tipo de columna elimina parte de esa dependencia del JSON escrito a mano para los casos sencillos).
Donde Quick Steps realmente se gana su sitio junto a Rules: cualquier cosa que necesite ser una acción humana deliberada y puntual en lugar de una respuesta automática a un evento. Un botón de "marca este documento para revisión y avisa al revisor" se comporta de forma muy distinta a una alerta automática que se dispara en cada cambio, y para muchos flujos de trabajo reales, la versión deliberada es lo que la gente realmente quería de las Alertas desde el principio, no automatización de verdad, solo una forma más rápida de hacer algo que ya hacían a mano.
Cuándo toca Power Automate
Ni Rules ni Quick Steps pueden hacer lo siguiente, y si tu inventario tiene alertas que necesitan algo de esto, Power Automate es la herramienta correcta, no un recurso de última hora para cuando fallan las sencillas:
- Notificaciones tipo resumen (diarias o semanales en lugar de por evento)
- Lógica condicional más allá de una sola comparación de campo
- Cadenas de aprobación
- Cualquier cosa que salga de SharePoint, otro sistema, una base de datos, una API externa
- Secuencias de varios pasos (hacer A, luego B, luego C según el resultado de A)
Y como Rules y Quick Steps pueden delegar en un flujo, no tienes por qué elegir Power Automate para todo un flujo de trabajo solo porque un paso de ese flujo necesite lógica de verdad. Construye las partes sencillas como una Rule o un Quick Step, y entra en Power Automate solo para la pieza que realmente lo necesita.
Aplicando esto a tu inventario
Si ejecutaste el script de inventario de alertas del post anterior, la columna ActionNeeded de cada elemento es exactamente para lo que sirve esta caja de herramientas. Una clasificación aproximada:
- Una sola condición, notificación inmediata, un destinatario → Rules
- Frecuencia diaria o semanal → Power Automate (Rules no puede hacer resúmenes)
- La alerta era en realidad un recordatorio de "alguien debería mirar esto y actuar," no una notificación pasiva → valora si un Quick Step encaja mejor que automatizarlo del todo
- Varias condiciones, aprobaciones, o cualquier cosa que toque un sistema fuera de SharePoint → Power Automate
Vale la pena hacer esta clasificación con el propietario de la alerta, no en su lugar. El inventario te dice qué existe, esta caja de herramientas te dice las opciones disponibles, pero solo la persona que dependía de la alerta original sabe qué herramienta encaja realmente con lo que necesitaba.
¿Necesitas ayuda para repartir tu inventario de Alertas de SharePoint entre Rules, Quick Steps y Power Automate?