Muchas intranets empresariales sufren el mismo problema, hay demasiado contenido, y la mayor parte no está pensada para la persona que lo está leyendo. Las noticias de la central eclipsan las noticias locales, y los avisos de una oficina aparecen delante de todos los demás.
Audience targeting es la función de SharePoint que ayuda con esto. Eliges para quién es una noticia, un enlace o un evento, y SharePoint se lo promociona a esas personas y lo mantiene fuera de los web parts de todos los demás. Piénsalo como un mecanismo de filtrado, accionado mediante grupos de permisos.
Lo Primero que Hay que Entender
Audience targeting trata de relevancia, no de seguridad. Decide qué se promociona a alguien, no qué puede abrir. Si una página es sensible, usa permisos. Si solo quieres mantener el feed ordenado, usa audience targeting.
Dónde Funciona
Audience targeting funciona en muchos web parts, incluyendo:
- Noticias
- Eventos
- Páginas
- Enlaces rápidos
Cómo Funciona, en Términos Sencillos
- Crea un grupo. Las audiencias se basan en grupos de Microsoft 365 o Entra ID, como "Equipo de finanzas" u "Oficina de Valencia".
- Activarlo. Activa audience targeting en la biblioteca Site Pages, y en cada webpart y/o lista donde quieras usarlo.
- Elige la audiencia. En una noticia, página, evento o enlace, elige para qué grupos es.
- Compruébalo. Mira la intranet como alguien del grupo y como alguien de fuera. Al editar lo ves todo, así que este paso es fácil de saltarse, y es importante.
Deja que los Grupos se Gestionen Solos
El mayor quebradero de cabeza práctico es mantener actualizada la pertenencia a los grupos. Si alguien tiene que añadir a mano a cada persona nueva, no va a durar. Entra ID puede crear grupos automáticamente a partir de información que ya tiene sobre las personas, como el país o el departamento, un grupo dinámico. Los grupos dinámicos necesitan un nivel de licencia que incluyen la mayoría de los planes empresariales de Microsoft 365, pero comprueba cuál aplica a tu tenant antes de planificar en torno a ello.
Usarlo en una Intranet Multilingüe
Aquí hay dos funciones que hacen dos trabajos distintos.
- El filtrado por idioma decide qué idioma de contenido muestra un web part. En Noticias, puedes filtrar por idioma para que los lectores franceses vean publicaciones en francés y los lectores ingleses vean las suyas en inglés.
- Audience targeting decide para quién es una publicación, independientemente del idioma. Úsalo para cosas como país, oficina o equipo.
Usadas juntas, permiten hacer más de lo que cualquiera de las dos por separado. Una noticia en francés puede dirigirse solo a la oficina de Francia, mientras que una publicación para toda la empresa en inglés llega a todo el mundo.
La buena noticia es que las traducciones conservan la audiencia de la página original. Configúrala una vez en la página en inglés, crea la traducción, y la versión en francés tendrá la misma audiencia sin ningún paso adicional.
Una Forma Sencilla de Empezar
- Filtra tus web parts de Noticias por idioma
- Crea grupos para las oficinas o países que necesiten su propio contenido
- Configura la audiencia en la página original, y deja que las traducciones la hereden
- Pruébalo con una persona real de cada grupo antes de desplegarlo
- Revisa una vez al mes las páginas sin audiencia configurada, ya que esas se muestran a todo el mundo
Preguntas Frecuentes
¿Audience targeting oculta una página?
No. Solo cambia lo que se promociona. La página sigue siendo accesible para cualquiera que tenga permiso para verla.
¿Afecta a la búsqueda?
No. Los resultados de búsqueda se rigen por los permisos, no por audience targeting, si alguien tiene permiso para ver una página, seguirá apareciendo en sus resultados de búsqueda esté o no dentro de la audiencia elegida.
¿Lo necesito?
Solo cuando tu intranet tenga suficiente contenido como para que a la gente le cueste encontrar lo que le importa. Para un sitio pequeño, probablemente no.