Pide a cinco personas de un equipo que usen Copilot para producir lo mismo, como una propuesta a partir de una plantilla, y obtendrás cinco resultados distintos. Luego alguien probablemente tiene que pasarse la tarde alineando las distintas versiones de la propuesta, y el tiempo que Copilot ahorró en un principio se ha perdido, o quizá intenta que Copilot también haga esa parte.
Un proceso que vive en la cabeza de las personas, ejecutado de forma ligeramente distinta cada vez.
¿Qué Copilot Deberías Usar?
Pero antes de intentar arreglar el proceso, comprueba que estás usando la herramienta correcta para empezar. Hay muchos Copilots, asegúrate de usar el correcto para cada tarea. Primero, hazte una pregunta básica.
Primero: ¿estoy cambiando el contenido de un archivo, o el SharePoint que lo rodea?
- El contenido de un archivo de Word o Excel: usa el Copilot de esa aplicación. Está pensado para lo que hay dentro del archivo.
- El SharePoint que lo rodea: usa Copilot en SharePoint. En mis pruebas es el indicado para crear páginas y dashboards, montar la estructura y rellenar metadatos.
Luego, otras tres preguntas para acotarlo:
- ¿La información está en otros archivos a los que puedo apuntar? Usa Copilot Chat y haz referencia a ellos.
- ¿Necesito que el mismo proceso se ejecute igual, para otras personas? Usa una skill, lanzada desde un prompt plantilla. Aquí es donde más equipos se quedan atascados.
- ¿Necesita llamar a herramientas o ejecutarse sin que nadie lo inicie? Eso es un agente.
La regla que uso: una skill le dice a Copilot cómo hacer el trabajo. Un agente le permite hacer cosas fuera de la conversación, como enviar un correo, actualizar una lista o disparar un flujo.
Copilot en SharePoint
A mi juicio, Copilot en SharePoint va más de SharePoint que del contenido. Aunque, obviamente, puedes usarlo para actualizar metadatos y crear páginas. Es fácil asumir que Copilot en SharePoint es solo otra forma de editar tus documentos. En la práctica, tiene más que ver con lo que los rodea. Hace poco, cuando le pedí que editara el contenido de un documento, rechazó el reemplazo y, en su lugar, hizo una copia del documento e hizo los cambios en la nueva versión.
Si el trabajo consiste en cambiar lo que hay dentro de un archivo de Word o Excel, el Copilot de esa aplicación es la opción más adecuada. Si el trabajo consiste en organizar, describir o presentar lo que está almacenado en SharePoint, ahí es donde Copilot en SharePoint se gana su sitio.
Por Qué la Redacción Importa Más de lo que Parece
En mis pruebas ejecuté la misma skill con exactamente la misma redacción dos veces. La segunda ejecución revisó unas tres veces más contenido y produjo un diseño distinto. Nadie había cambiado nada. Si la misma redacción exacta da resultados distintos, que cada persona lo redacte a su manera lo empeorará.
La solución tiene dos partes:
- La skill establece qué ocurre. Los pasos, los datos que necesita, el orden de las secciones, y qué hacer cuando falta algo. Cuanto más lo nombres con exactitud, menos decide Copilot por su cuenta. Cuando sustituí la redacción abierta por respuestas fijas, los resultados volvieron casi palabra por palabra idénticos.
- El prompt plantilla establece cómo empieza. Un prompt estándar que nombra la skill y da los datos en una forma fija, para que nadie tenga que inventarse la suya.
Dónde Guardar los Prompts Plantilla
Copilot tiene una Prompt Gallery, donde se pueden guardar prompts y compartirlos con un equipo. Aparecen bajo una sección de Equipos, de modo que un equipo puede mantener un prompt acordado para cada proceso, y todos parten del mismo punto.
Una nota breve al principio del documento plantilla también funciona, si tu equipo no usa la galería.
El contexto permanente también ayuda. Un archivo SHAREPOINT.md en la biblioteca Agent Assets del sitio se lee antes de cada prompt. Es el lugar adecuado para cosas como los colores de marca, las convenciones de nomenclatura y para qué sirve el sitio, de modo que se aplican a cada skill sin que nadie tenga que volver a escribirlas.
Un Ejemplo Práctico: la Plantilla de Propuesta
Para una propuesta que combina la información del usuario con material ya existente, fijaría:
- Los datos que la persona debe aportar: cliente, alcance, presupuesto, plazo.
- Los documentos fuente que usar, nombrados con exactitud.
- Las secciones, en un orden fijo.
- Qué hacer cuando falta un dato: decirlo, no inventarlo.
- Un prompt fijo que lo inicie:
Usa la skill de propuesta. Cliente: ... Alcance: ... Presupuesto: ...
Si la propuesta terminada necesita después archivarse, enviarse para aprobación o registrarse en algún sitio, ese es el punto en el que se convierte en un agente.
Preguntas Frecuentes
¿Necesito un agente para esto?
Solo si el proceso tiene que realizar acciones o ejecutarse por su cuenta. Una skill más un prompt plantilla cubre mucho del trabajo de "los mismos pasos cada vez".
¿Por qué los resultados cambian incluso con el mismo prompt?
Porque todo lo que las instrucciones dejan abierto se decide de nuevo cada vez. Nómbralo con exactitud y reduce la cantidad de cambios que se producen.
¿Debería usar Copilot en SharePoint para editar mis documentos de Word?
Para el contenido, el Copilot de Word es la opción más adecuada. Copilot en SharePoint tiene más que ver con el lado de SharePoint: páginas, dashboards, estructura y metadatos.
¿Puede todo el equipo compartir los prompts?
En Prompt Gallery, sí, dentro de un equipo. O, simplemente, añádelo en algún sitio al que todo el equipo tenga acceso.