En el artículo anterior explicamos qué es la gobernanza y por qué importa. Ahora toca la parte práctica — las decisiones concretas que tu empresa debería tener respondidas y documentadas.
No hace falta un consultor externo ni un documento de 80 páginas. Hace falta sentarse durante un par de horas con las personas adecuadas y responder a estas preguntas. Las respuestas son tu política de gobernanza.
1. ¿Quién puede crear sitios y Teams?
Esta es probablemente la decisión más importante. Si cualquier empleado puede crear un Team o un sitio de SharePoint sin restricciones, en pocos meses tendrás decenas de espacios sin dueño claro, con nombres inconsistentes y contenido disperso.
Las opciones habituales son:
- Solo los administradores pueden crear — más control, más fricción para los usuarios
- Cualquiera puede crear pero siguiendo un proceso — formulario de solicitud, aprobación rápida
- Cualquiera puede crear — máxima flexibilidad, mínimo control
Para la mayoría de empresas medianas, la opción del medio es la más sensata. Un proceso sencillo de solicitud — incluso un email al administrador — ya es suficiente para mantener el orden.
2. ¿Cómo se nombran los sitios, Teams y archivos?
Sin una convención de nombrado, cada persona nombra las cosas a su manera. El resultado es que la búsqueda funciona mal y nadie sabe qué contiene cada sitio solo con ver su nombre.
Decide y documenta:
- Cómo se nombran los Teams — ¿"Ventas-Madrid" o "Equipo de Ventas Madrid" o "VentasMad"?
- Cómo se nombran los sitios de proyecto — ¿incluyen el año? ¿el cliente? ¿el código de proyecto?
- Cómo se nombran los archivos — ¿fecha al principio o al final? ¿guiones o guiones bajos?
No importa tanto cuál es la convención — importa que exista una y que todo el mundo la use.
3. ¿Quién es el propietario de cada sitio?
Cada sitio de SharePoint y cada Team debería tener al menos un propietario claramente identificado. El propietario es la persona responsable de:
- Mantener el contenido actualizado
- Gestionar los permisos de acceso
- Decidir qué pasa con el sitio cuando ya no se necesita
Sin propietario claro, los sitios se convierten en espacios huérfanos que nadie mantiene y que generan ruido en la búsqueda.
Crea un registro sencillo — puede ser una lista de SharePoint — con todos los sitios activos, su propietario, y la fecha de última revisión.
4. ¿Quién puede compartir contenido externamente?
El uso compartido externo — compartir documentos con proveedores, clientes o colaboradores fuera de la empresa — es una de las áreas de mayor riesgo si no se controla.
Decide:
- ¿Pueden todos los usuarios compartir con personas externas o solo algunos roles?
- ¿Qué tipo de enlace está permitido? ¿Solo personas específicas o cualquiera con el enlace?
- ¿Hay contenido que nunca debería compartirse externamente — nóminas, contratos de empleados, información financiera?
Estas decisiones se configuran en el Centro de administración de Microsoft 365 y en SharePoint Admin. Una vez configuradas, el sistema las aplica automáticamente.
5. ¿Qué pasa cuando alguien se incorpora?
El proceso de alta de un empleado nuevo debería incluir una lista clara de:
- Qué grupos de acceso recibe desde el primer día según su rol
- A qué Teams se añade automáticamente
- Quién gestiona este proceso — ¿IT, RRHH, el manager directo?
Sin un proceso definido, los empleados nuevos pasan sus primeros días pidiendo accesos a distintas personas, interrumpiendo el trabajo de sus compañeros.
6. ¿Qué pasa cuando alguien se va?
Este es el punto de gobernanza que más empresas tienen sin resolver — y el que más problemas causa.
Cuando alguien deja la empresa, necesitas un proceso para:
- Desactivar la cuenta en Microsoft 365 — esto elimina el acceso a todos los servicios
- Reasignar la propiedad de los sitios y Teams donde era propietario
- Decidir qué pasa con su contenido — ¿se transfiere a su manager? ¿se archiva?
- Revocar el acceso externo que esa persona hubiera concedido a terceros
- Gestionar su buzón — ¿se convierte en buzón compartido? ¿durante cuánto tiempo?
Microsoft 365 facilita mucho este proceso si hay un procedimiento definido. Sin procedimiento, las cuentas de exempleados pueden seguir activas durante meses — con acceso a información sensible de la empresa.
7. ¿Qué pasa con los sitios y Teams que ya no se usan?
Los proyectos terminan, los equipos cambian, los departamentos se reorganizan. Sin una política de ciclo de vida, el entorno acumula sitios y Teams abandonados que nadie mantiene pero que siguen apareciendo en búsquedas y consumiendo espacio.
Decide:
- ¿Cada cuánto tiempo se revisa qué sitios y Teams están activos?
- ¿Qué se hace con un sitio cuando el proyecto termina — se archiva, se elimina, se mantiene?
- ¿Quién toma esa decisión?
Microsoft 365 tiene funcionalidades de gestión del ciclo de vida que pueden automatizar parte de este proceso — enviando notificaciones a los propietarios cuando un Team lleva tiempo sin actividad.
8. ¿Qué plantillas de sitio se usan?
Las plantillas de sitio son sitios preconfigurados con la estructura, las bibliotecas, las columnas de metadata y los permisos ya definidos. En lugar de que cada persona configure su sitio desde cero — y lo haga de forma distinta cada vez — las plantillas garantizan consistencia.
Decide qué tipos de sitio necesita tu empresa y crea una plantilla para cada uno:
- Sitio de departamento
- Sitio de proyecto
- Sitio de cliente
Cuando alguien necesita un nuevo sitio, aplica la plantilla correspondiente. Todo empieza igual, ordenado y consistente.
9. ¿Cómo se gestiona la metadata?
Si has implementado tipos de contenido y columnas de metadata en tus bibliotecas, la gobernanza debe definir:
- Quién puede crear nuevas columnas o modificar las existentes
- Cómo se añaden nuevos valores a las columnas de opción
- Quién es responsable de mantener el término store si usas taxonomía gestionada
Sin control sobre la metadata, con el tiempo aparecen columnas duplicadas, valores inconsistentes y la estructura se degrada.
Cómo documentarlo
No hace falta un formato sofisticado. Un documento Word o una página de SharePoint con las respuestas a estas preguntas ya es una política de gobernanza funcional.
Lo importante es que:
- Esté escrito y accesible para las personas que lo necesitan
- Se revise al menos una vez al año
- Tenga un propietario — alguien responsable de mantenerlo actualizado
El resumen
| Decisión | Lo mínimo que deberías tener |
|---|---|
| Creación de sitios y Teams | Quién puede y cómo se solicita |
| Nombrado | Convención documentada y comunicada |
| Propietarios | Registro de sitios con propietario asignado |
| Uso compartido externo | Política clara y configurada en el admin |
| Alta de empleados | Lista de accesos por rol |
| Baja de empleados | Proceso paso a paso documentado |
| Ciclo de vida | Revisión periódica de sitios activos |
| Plantillas | Al menos una por tipo de sitio |
| Metadata | Quién puede modificar la estructura |
Ninguna de estas decisiones requiere tecnología avanzada ni consultores externos. Requieren una conversación entre las personas adecuadas y un documento donde queden escritas las respuestas.
¿Quieres ayuda para definir la política de gobernanza de tu Microsoft 365? Contáctame y lo hacemos juntos.