Un empleado deja la organización. IT elimina la cuenta en Entra ID. Una semana después, su manager recibe un correo indicando que el OneDrive solo se puede reasignar a otro empleado durante los próximos treinta días, en caso de que se necesite el contenido.
Vas al centro de administración de SharePoint a buscar su OneDrive, y no está. Ni en Sitios activos, ni en Sitios eliminados, y la búsqueda de perfiles de usuario tampoco la encuentra. El OneDrive casi con toda seguridad sigue ahí. El centro de administración simplemente no lo muestra.
En este artículo explico cómo conseguir acceso al OneDrive de un usuario eliminado usando PnP PowerShell, qué necesitas antes de empezar, y cómo dejarlo todo limpio después.
Lo Que Necesitas Antes de Empezar
Antes de ejecutar nada, comprueba esto.
- La cuenta debe haberse eliminado hace poco. Por defecto, el OneDrive de un usuario eliminado se conserva 30 días después de eliminar la cuenta. Pasado ese plazo, pasa a la papelera de reciclaje y finalmente se purga. Una vez desaparece, no se puede recuperar.
- Necesitas el rol adecuado. SharePoint Administrator o Global Administrator.
- Necesitas PnP PowerShell y un Client ID. Desde el cambio de 2024, PnP PowerShell necesita tu propio registro de aplicación en Entra para iniciar sesión de forma interactiva. Si no tienes uno, puedes crearlo (ver más abajo).
- Necesitas la URL del OneDrive. Es predecible, así que puedes construirla tú mismo.
- La persona que toma el relevo debe poder iniciar sesión en SharePoint. Si nunca ha abierto SharePoint ni OneDrive, añadirla como persona administradora puede fallar con un error de "usuario no encontrado".
Por Qué No Lo Ves en el Centro de Administración
En mi caso, el OneDrive no aparecía ni en Sitios activos ni en Sitios eliminados, y buscar a Jane en los perfiles de usuario no devolvía nada. Por lo que he podido comprobar, la búsqueda de perfiles de usuario solo encuentra perfiles activos, y los sitios personales de usuarios eliminados no se listan en la interfaz. El sitio sigue existiendo, y se puede acceder a él con PowerShell.
Paso 1: Construye la URL de OneDrive
La URL de un OneDrive es el UPN de la persona con los puntos y la @ sustituidos por guiones bajos:
jane.smith@tenantName.com se convierte en:
https://tenantName-my.sharepoint.com/personal/jane_smith_tenantName_comCuidado con los guiones en el dominio. Se mantienen como guiones. Así que jane.smith@tenantName-group.com se convierte en jane_smith_tenantName-group_com.
Paso 2: Conéctate al Sitio de Administración del Tenant
Connect-PnPOnline -Url https://tenantName-admin.sharepoint.com -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
$url = "https://tenantName-my.sharepoint.com/personal/jane_smith_tenantName_com"Si todavía no tienes un registro de aplicación, esto crea uno. Inicia sesión como Global Admin para dar el consentimiento:
Register-PnPEntraIDAppForInteractiveLogin -ApplicationName "PnP Admin" -Tenant tenantName.onmicrosoft.com -InteractiveEsto imprime un Client ID para usar arriba. La aplicación necesita un redirect URI de http://localhost y permisos delegados de SharePoint.
Paso 3: Comprueba Que el OneDrive Todavía Existe
Get-PnPTenantSite -Identity $url | Select Url, Owner, StatusEn mi caso, esto es lo que devolvió:
Url Owner Status
https://tenantName-my.sharepoint.com/personal/jane_smith_... jane.smith@tenantName.com ActiveEl estado Active significa que no hay nada que restaurar. La columna Owner sigue mostrando el UPN de Jane, lo cual es normal, porque sigue siendo la persona propietaria principal y la cuenta ya no existe.
Si devuelve un error, revisa la papelera de reciclaje del tenant y restáuralo si está ahí:
Get-PnPTenantRecycleBinItem | Where-Object Url -like "*jane_smith*"
Restore-PnPTenantRecycleBinItem -Url $urlSi no está en ninguno de los dos sitios, ya se ha purgado. Tu última opción es restaurar la cuenta de Jane en Entra mientras todavía esté en Usuarios eliminados (ventana de 30 días), y luego usar la vía normal hacia su OneDrive. Elimina la cuenta de nuevo después.
Paso 4: Añade al Nuevo Propietario Como Administrador de la Colección de Sitios
Set-PnPTenantSite -Identity $url -Owners "alex.manager@tenantName.com"Esto no devuelve nada cuando funciona. Si imprime un error, el cambio no se aplicó. Un "usuario no encontrado" suele significar un error tipográfico en el correo, o que la persona nunca ha iniciado sesión en SharePoint ni en OneDrive.
-Owners añade a los administradores de la colección de sitios existentes. No los sustituye, y no cambia a la persona propietaria principal. Por eso la columna Owner sigue mostrando a Jane después. No lo interpretes como un fallo.
Paso 5: Verifica Que Ha Funcionado
Para listar las personas administradoras, hay que conectarse al propio OneDrive:
Connect-PnPOnline -Url $url -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
Get-PnPSiteCollectionAdmin | Select Title, LoginName, EmailMe salió este error:
Get-PnPSiteCollectionAdmin: Attempted to perform an unauthorized operationSer administrador del tenant no te convierte automáticamente en administrador del sitio personal de alguien. La solución es añadirte a ti mismo primero, desde la conexión de administración:
Connect-PnPOnline -Url https://tenantName-admin.sharepoint.com -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
Set-PnPTenantSite -Identity $url -Owners "your.admin@tenantName.com"Después vuelve a conectarte al OneDrive y ejecuta Get-PnPSiteCollectionAdmin otra vez. Deberíais aparecer listados tanto tú como la nueva persona propietaria.
Paso 6: Envía la URL
Envía a la nueva persona propietaria la URL completa del OneDrive. Debe iniciar sesión con la misma cuenta que has añadido. La URL no es lo que da acceso, es el permiso de administrador. No la encontrará en su propio OneDrive ni en "Compartido conmigo", así que envía el enlace directamente.
Si al añadirla aparece "Acceso denegado", espera unos minutos y vuelve a intentarlo, o usa una ventana de navegación privada por si está con otra cuenta iniciada.
Paso 7: Limpia los Accesos
Cuando la nueva persona propietaria haya copiado o movido lo que necesitaba, elimina el acceso temporal. Conéctate al OneDrive y elimina tanto a la nueva persona propietaria como a ti mismo:
Connect-PnPOnline -Url $url -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
Remove-PnPSiteCollectionAdmin -Owners "alex.manager@tenantName.com"
Remove-PnPSiteCollectionAdmin -Owners "your.admin@tenantName.com"No dejes acceso de administrador olvidado en el OneDrive de alguien que ya se ha ido.
El Script Completo
Connect-PnPOnline -Url https://tenantName-admin.sharepoint.com -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
$url = "https://tenantName-my.sharepoint.com/personal/jane_smith_tenantName_com"
# Comprueba que el OneDrive existe
Get-PnPTenantSite -Identity $url | Select Url, Owner, Status
# Añádete a ti mismo y a la nueva persona propietaria
Set-PnPTenantSite -Identity $url -Owners "your.admin@tenantName.com"
Set-PnPTenantSite -Identity $url -Owners "alex.manager@tenantName.com"
# Verifica
Connect-PnPOnline -Url $url -Interactive -ClientId <your-app-client-id>
Get-PnPSiteCollectionAdmin | Select Title, LoginName, Email
# Más tarde: limpia los accesos
Remove-PnPSiteCollectionAdmin -Owners "alex.manager@tenantName.com"
Remove-PnPSiteCollectionAdmin -Owners "your.admin@tenantName.com"Por Qué Esto Importa
- El reloj corre. El periodo de retención empieza cuando se elimina la cuenta, no cuando alguien pide los archivos. Si el manager lo pide el día 28, te quedan dos días. Revisa el ajuste de retención en el centro de administración de SharePoint → Configuración → OneDrive, y amplíalo si el contenido necesita revisión.
- El centro de administración no te dirá que el sitio existe. Si te fías solo de la interfaz, puedes decirle al manager que los archivos han desaparecido cuando no es así.
- La persona propietaria principal no cambia. La nueva persona propietaria es una persona administradora adicional. Si necesitas que el contenido viva en un sitio permanente, muévelo a un sitio de SharePoint o al OneDrive del manager en lugar de dejarlo en el sitio personal de una persona que ya se ha ido.
- Comprueba si hay retenciones legales. Si la persona estaba sujeta a una política de retención o a un hold de Purview, el contenido puede conservarse por separado, pase lo que pase con el sitio.
Para Equipos de TI
- Define deliberadamente el valor de "Días para retener el OneDrive de usuarios eliminados", en lugar de dejar el valor por defecto.
- Asegúrate de que el manager de la persona que se va está configurado en Entra. Es necesario si quieres usar la opción de acceso automático del manager al OneDrive de usuarios eliminados, y conviene activarla de cara a futuras bajas.
- Añade un paso de OneDrive a la checklist de bajas, para que la solicitud de acceso llegue antes de eliminar la cuenta, no después.