Este es el Parte 2 de nuestra serie sobre búsqueda en SharePoint. La Parte 1 cubre la experiencia de búsqueda para usuarios — ámbito, permisos y por qué a veces el contenido no aparece.
La búsqueda en SharePoint Online es considerablemente más configurable de lo que la mayoría de las organizaciones creen. La experiencia predeterminada funciona, pero entender las capas de configuración que hay por debajo — y saber cuándo y cómo ajustarlas — es lo que distingue una experiencia de búsqueda que frustra a los usuarios de una en la que realmente confían.
Este artículo cubre el panorama completo del administrador: el esquema de búsqueda, la configuración a nivel de biblioteca, los orígenes de resultados, los tipos de resultados, las reglas de consulta, KQL y cómo todo se conecta con PnP Modern Search y Microsoft 365 Copilot.
Parte 1 — El Esquema de Búsqueda: Propiedades Rastreadas y Propiedades Administradas
Todo en la búsqueda de SharePoint comienza con el esquema. Entender cómo funciona el esquema es la base de todo lo demás en este artículo.
Cómo SharePoint Indexa el Contenido
Cuando SharePoint rastrea contenido — documentos, elementos de lista, páginas — extrae información y la almacena como propiedades rastreadas. Una propiedad rastreada es un fragmento de metadatos en bruto detectado durante el rastreo. El título de un documento, el autor, el valor de una columna personalizada — todos se convierten en propiedades rastreadas con nombres como ows_Title, ows_Author o ows_MiColumnaPersonalizada.
Las propiedades rastreadas por sí solas no son buscables ni recuperables en consultas. Necesitan mapearse a propiedades administradas antes de poder usarse en la búsqueda.
Propiedades Administradas
Una propiedad administrada es una propiedad de búsqueda con nombre y configuración propia que las consultas pueden usar. Las propiedades administradas son las que se referencian en consultas KQL, orígenes de resultados y mapeos de slots de PnP Modern Search. La propiedad administrada Title mapea a la propiedad rastreada ows_Title. La propiedad administrada Author mapea a la propiedad rastreada ows_Author.
Para las columnas estándar de SharePoint, el mapeo se realiza de forma automática. Para las columnas personalizadas — columnas de sitio que hayas creado — necesitas mapear la propiedad rastreada a una propiedad administrada de forma manual.
La Convención RefinableString
SharePoint Online proporciona un conjunto de propiedades administradas creadas de antemano específicamente para mapeos personalizados:
RefinableString00hastaRefinableString99— para valores de textoRefinableDate00hastaRefinableDate19— para valores de fechaRefinableInt00hastaRefinableInt49— para valores numéricosRefinableDecimal00hastaRefinableDecimal09— para valores decimales
Estas propiedades ya están configuradas como Consultable, Recuperable, Refinable y Ordenable — lo que significa que pueden usarse en consultas, devolverse en resultados, usarse como filtros y ordenarse. Mapear tus propiedades rastreadas personalizadas a estas te ahorra tener que crear y configurar tus propias propiedades administradas desde cero.
Por ejemplo: tu columna EstadoMensaje genera una propiedad rastreada ows_EstadoMensaje. Mapeas esa propiedad rastreada a RefinableString100. Tu consulta KQL puede entonces filtrar por RefinableString100:"Activo".
Los Cuatro Indicadores de las Propiedades Administradas
Al configurar una propiedad administrada, cuatro indicadores determinan cómo puede utilizarse:
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Consultable | Puede usarse en consultas KQL como filtro — NombrePropiedad:valor |
| Recuperable | Puede devolverse en los resultados de búsqueda y ser leída por las plantillas |
| Refinable | Puede usarse como filtro/refinador de búsqueda en la interfaz de usuario |
| Ordenable | Los resultados pueden ordenarse por esta propiedad |
Las propiedades RefinableString tienen los cuatro indicadores activados. Las propiedades administradas personalizadas que crees no tienen ninguno activado por defecto — debes habilitar los que necesites.
Alias
Una propiedad administrada puede tener varias propiedades rastreadas mapeadas a ella. Esto es útil cuando la misma información lógica aparece en distintos tipos de columna — por ejemplo, una columna Título puede generar distintos nombres de propiedad rastreada según si está en una lista o en una biblioteca de documentos. Mapear ambas propiedades rastreadas a la misma propiedad administrada significa que tu consulta funciona independientemente del tipo de contenido que devuelva el resultado.
Cuándo Reindexar
Después de crear o modificar mapeos de propiedades administradas, los cambios no surten efecto de inmediato. SharePoint necesita volver a rastrear el contenido para poblar la nueva propiedad administrada con valores.
- Reindexar a nivel de biblioteca — la opción más rápida para una biblioteca concreta. En la configuración de la biblioteca → Configuración avanzada → Reindexar biblioteca de documentos. Activa un rastreo de esa biblioteca únicamente en el siguiente ciclo de rastreo programado.
- Reindexar a nivel de colección de sitios — en Configuración del sitio → Disponibilidad de búsqueda y sin conexión → Reindexar sitio. Activa un rastreo de toda la colección de sitios. Úsalo con moderación — genera una carga de rastreo significativa y en sitios grandes puede tardar horas.
- Indexación de columnas de lista/biblioteca — distinto de la indexación de búsqueda. Añadir un índice a una columna (Configuración de lista → Columnas indexadas) mejora el rendimiento de los filtros y vistas en listas grandes con más de 5.000 elementos. Es una configuración de rendimiento de lista, no de búsqueda, aunque se confunde con frecuencia con la reindexación de búsqueda.
Parte 2 — Orígenes de Resultados, Tipos de Resultados y Reglas de Consulta
Con el esquema configurado, la siguiente capa consiste en controlar qué devuelve la búsqueda y cómo se presenta.
Orígenes de Resultados
Un origen de resultados es una configuración de búsqueda guardada — un ámbito y una plantilla de consulta — que define un grupo concreto de contenido contra el que buscar.
SharePoint Online incluye varios orígenes de resultados integrados, entre ellos:
- Resultados locales de SharePoint — todo el contenido del tenant
- Documentos — solo bibliotecas de documentos
- Elementos que coinciden con un tipo de contenido — filtrados por tipo de contenido
- Elementos que coinciden con una etiqueta — filtrados por metadatos administrados
Puedes crear orígenes de resultados personalizados para limitar la búsqueda a sitios, bibliotecas, tipos de contenido concretos, o cualquier combinación de condiciones KQL. Un origen de resultados para "todas las políticas activas" podría limitar el ámbito a la biblioteca de políticas y filtrar por RefinableString100:"Activo".
Los orígenes de resultados se usan de dos formas:
- En el web part de resultados de búsqueda — para limitar lo que devuelve un cuadro de búsqueda en una página concreta
- En PnP Modern Search — como fuente de datos para un web part de resultados, combinado con una plantilla Handlebars personalizada
Búsqueda de SharePoint vs orígenes de resultados de Microsoft Search: Los orígenes de resultados configurados en el Centro de administración de SharePoint se aplican a la experiencia de búsqueda clásica de SharePoint y a PnP Modern Search. Microsoft Search (la barra de búsqueda en la parte superior de las aplicaciones de Microsoft 365) tiene su propia superficie de administración en el Centro de administración de Microsoft 365, con configuración independiente para verticales, tipos de resultados y resultados promocionados.
Reglas de Consulta
Las reglas de consulta te permiten cambiar lo que devuelve la búsqueda en función de condiciones concretas — sin modificar el contenido subyacente ni el esquema.
Una regla de consulta tiene tres partes:
Condición — ¿cuándo se activa esta regla?
- Cuando la consulta coincide con una palabra clave o frase concreta ("directorio de personal", "IT helpdesk")
- Cuando la consulta devuelve resultados de un origen de resultados concreto
- Cuando la consulta coincide con un tipo de contenido concreto
Acción — ¿qué ocurre cuando se cumple la condición?
- Resultado promocionado — un elemento concreto aparece en la parte superior de los resultados, por encima de la lista clasificada
- Bloque de resultados — un conjunto adicional de resultados aparece junto a los resultados principales, extraídos de un origen de resultados diferente
Ejemplo: Una regla de consulta que se activa cuando alguien busca "vacaciones" — condición: la consulta contiene "vacaciones" — acción: promocionar la página de la Política de Permisos de RRHH a la parte superior de los resultados. Cualquiera que busque información sobre vacaciones verá la política inmediatamente sin tener que revisar toda la lista de resultados.
Las reglas de consulta son muy útiles para mostrar el contenido correcto en las búsquedas más habituales, pero necesitan mantenimiento. Un resultado promocionado que queda desactualizado es peor que ninguna promoción.
Tipos de Resultados
Los tipos de resultados controlan cómo se muestran los resultados de búsqueda individuales — qué diseño de tarjeta, qué información se muestra y en qué formato.
Un tipo de resultado tiene dos partes:
Condición — ¿a qué resultados se aplica este tipo?
- El tipo de contenido es igual a "Política"
- La extensión del archivo es igual a "pdf"
- Una propiedad administrada contiene un valor concreto
Plantilla de visualización — ¿cómo deben mostrarse los resultados que coincidan?
- Un diseño de tarjeta personalizado que muestre propiedades específicas
- Un color o icono diferente para tipos de contenido concretos
- Campos de metadatos adicionales relevantes para ese tipo de contenido
En PnP Modern Search, los tipos de resultados se conectan a plantillas Handlebars. Defines una condición de tipo de resultado (tipo de contenido = Política) y una plantilla Handlebars correspondiente que renderiza los resultados de políticas de forma distinta a los documentos generales — quizás con la fecha de revisión y el responsable destacados.
Los tipos de resultados son la capa de configuración que hace que la búsqueda se adapte a tu contenido en lugar de parecer genérica.
Parte 3 — KQL, PnP Modern Search y Copilot
KQL — Keyword Query Language
KQL es el lenguaje de consulta que impulsa la búsqueda de SharePoint. Entender los conceptos básicos hace que los orígenes de resultados, las reglas de consulta y PnP Modern Search sean considerablemente más potentes.
Sintaxis básica
término — búsqueda de texto completo
"frase exacta" — coincidencia de frase exacta
término1 AND término2 — ambos términos deben estar presentes
término1 OR término2 — cualquiera de los términos
NOT término — excluir término
término* — comodín (empieza por)Restricciones de propiedad — la funcionalidad más útil de KQL
ContentType:Politica — filtrar por tipo de contenido
Author:"Cameron Griffiths" — filtrar por autor
FileExtension:pdf — filtrar por tipo de archivo
Path:"https://tenant.sharepoint.com/sites/rrhh" — limitar a un sitio
RefinableString100:"Activo" — filtrar por propiedad administrada mapeada
Modified>=2024-01-01 — filtro por rango de fechasCombinando condiciones
ContentType:Politica AND RefinableString100:"Activo"
ContentType:Politica AND Modified>=2025-01-01 AND NOT Author:"Juan García"La restricción de ruta es especialmente útil para limitar el ámbito de los web parts de PnP Modern Search a listas o bibliotecas concretas sin necesidad de crear un origen de resultados independiente:
{searchTerms} ContentType:Politica Path:"https://tutenant.sharepoint.com/sites/rrhh/Shared Documents/Politicas"Filtros y Refinadores de Búsqueda Personalizados
Los filtros (refinadores) en la interfaz de resultados de búsqueda permiten a los usuarios acotar los resultados por propiedades concretas — tipo de archivo, autor, fecha, metadatos administrados. Configurar refinadores útiles requiere:
- Que la propiedad administrada esté marcada como Refinable
- Que el refinador se añada a la configuración del web part de resultados de búsqueda
En PnP Modern Search, los refinadores se configuran como un web part de Filtros independiente conectado al web part de Resultados. Cada filtro mapea a una propiedad administrada y puede configurarse como una lista de casillas de verificación, un control deslizante de rango de fechas o un desplegable de selección múltiple.
Para una intranet con tipos de contenido variados, los refinadores más útiles suelen incluir:
- Tipo de contenido (Política, Procedimiento, Directriz, Noticia)
- Departamento
- Tema o área temática (desde metadatos administrados)
- Fecha de modificación o fecha de revisión
- Idioma (para entornos multilingües)
Configuración de Microsoft Search
Microsoft Search — la experiencia de búsqueda en la barra de Microsoft 365 — tiene su propia superficie de administración en admin.microsoft.com → Búsqueda e inteligencia.
- Acrónimos — define el significado de los acrónimos de tu organización. Cuando los usuarios buscan un acrónimo, aparece una tarjeta de respuesta con la definición.
- Preguntas y respuestas — pares de pregunta y respuesta que aparecen como tarjetas de respuesta para búsquedas concretas.
- Verticales — pestañas de búsqueda con ámbito en la página de resultados de Microsoft Search. Las verticales predeterminadas son Todo, Archivos, Sitios, Personas. Las verticales personalizadas pueden limitarse a tipos de contenido u orígenes de resultados concretos — por ejemplo, una vertical de Políticas que busca únicamente en la biblioteca de políticas.
- Planos de planta y ubicaciones — para organizaciones que quieran mostrar la distribución de la oficina y la ubicación de salas en los resultados de búsqueda.
La configuración de Microsoft Search es independiente de la administración de búsqueda clásica de SharePoint y se aplica a la experiencia de la barra de búsqueda de Microsoft 365 en todas las aplicaciones.
PnP Modern Search — Cuando lo Predeterminado No es Suficiente
PnP Modern Search es un conjunto gratuito y de código abierto de web parts de SharePoint que reemplaza y amplía los web parts de búsqueda integrados. Es la opción correcta cuando necesitas:
- Plantillas de tarjeta personalizadas para los resultados de búsqueda (basadas en Handlebars)
- Diseños de tarjeta distintos para diferentes tipos de contenido (tipos de resultados con plantillas personalizadas)
- Paneles de filtros con estilo y soporte multilingüe
- Verticales de búsqueda con configuraciones de consulta independientes
- Archivos de plantilla externos almacenados en Recursos del sitio en lugar de en línea en el web part
- Mapeo preciso de slots entre propiedades administradas y variables de plantilla
PnP Modern Search utiliza el mismo índice de búsqueda subyacente de SharePoint, los mismos orígenes de resultados y las mismas propiedades administradas — es una capa de presentación y configuración, no un motor de búsqueda independiente. La inversión en configuración del esquema se amortiza tanto en la experiencia de búsqueda estándar como en PnP Modern Search.
Búsqueda, Calidad de los Metadatos y Copilot
La conexión entre el esquema de búsqueda y Microsoft 365 Copilot es directa y significativa.
Microsoft 365 Copilot accede al contenido de tu organización a través de Microsoft Graph, que usa el mismo índice subyacente que la búsqueda de SharePoint. La calidad de tus metadatos — si las propiedades clave están mapeadas, si el contenido está etiquetado de forma coherente — afecta directamente a la capacidad de Copilot para encontrar el contenido correcto y razonar sobre él.
Buen esquema de búsqueda = buenas respuestas de Copilot. Mal esquema = Copilot recurriendo a la búsqueda de texto completo y devolviendo resultados imprecisos.
La implicación práctica: cualquier inversión que hagas en el mapeo de propiedades administradas, los metadatos de tipos de contenido y la configuración de búsqueda mejora directamente tanto la experiencia de búsqueda tradicional como la capacidad de Copilot para razonar sobre tu contenido. Comparten la misma base.
El archivo de contexto SharePoint.md para Copilot en SharePoint también puede describir la estructura de tu contenido — qué contienen las bibliotecas, qué campos de metadatos se usan, qué convenciones de nomenclatura se aplican. Esto le proporciona a Copilot el contexto a nivel de sitio que le ayuda a construir mejores consultas e interpretar los resultados con mayor precisión.
Por Dónde Empezar
Si la búsqueda en tu organización no rinde como debería, las mejoras de mayor impacto por orden de prioridad:
- Audita los mapeos de tus propiedades administradas — ¿están mapeadas y son consultables tus columnas de metadatos clave?
- Comprueba tus tipos de contenido — ¿está el contenido etiquetado de forma coherente con el tipo correcto?
- Reindexar tras los cambios en el esquema — no esperes al rastreo programado
- Añade refinadores para tus necesidades de filtrado más habituales — tipo de contenido, departamento, fecha
- Configura un marcador de Microsoft Search para tus búsquedas más frecuentes
- Considera PnP Modern Search si necesitas diseños de tarjeta personalizados o configuraciones de filtrado complejas