Si has leído nuestros artículos anteriores sobre gobernanza, ya sabes que un documento de gobernanza es esencialmente el reglamento de tu entorno de Microsoft 365. Pero ¿qué debe contener exactamente? ¿Qué secciones son importantes, cuáles puedes omitir y qué nivel de detalle necesitas?
Este artículo se centra específicamente en la gobernanza de la intranet — un sitio de comunicación de SharePoint Online utilizado como canal interno principal de una empresa. Es ahí donde la gobernanza importa más y donde las consecuencias de hacerlo mal son más visibles. Los principios aquí aplicados son igualmente válidos para cualquier entorno de SharePoint, pero la intranet es el mejor punto de partida porque es la que más personas utilizan y la que más contenido alberga.
Este artículo cubre la línea base — el documento de gobernanza fundamental que toda organización que gestiona una intranet de SharePoint debería tener. A medida que tu entorno madure e introduzcas capacidades más avanzadas — agentes de Copilot Studio, etiquetas de retención y sensibilidad de Microsoft Purview, gobernanza extendida de Teams — cada una de esas áreas merece su propio tratamiento. Las cubriremos en artículos posteriores.
El Documento de Gobernanza Forma Parte de un Conjunto
Vale la pena señalar desde el principio que un documento de gobernanza rara vez existe solo. En una implementación de intranet bien gestionada, forma parte de un conjunto de documentos relacionados, cada uno dirigido a una audiencia diferente:
- Manual de Gobernanza — este documento. El marco, las reglas, los roles y los procesos. Dirigido principalmente a responsables de decisiones, propietarios de sitios y administradores.
- Manual del Administrador del Sitio — la referencia técnica para propietarios de sitios y administradores de SharePoint. Cómo gestionar plantillas, configurar permisos, actualizar la navegación, mantener componentes personalizados.
- Guía para Creadores de Contenido — para colaboradores y aprobadores de contenido. Cómo crear páginas, qué plantillas usar, cómo etiquetar el contenido con metadata, guías de identidad visual, estilo de escritura.
- Guía de Diseño y Marca — los estándares visuales. Paleta de colores aprobada, tipografía, uso del logotipo, estilos de web parts, guías de imágenes. Garantiza que la intranet tenga un aspecto coherente independientemente de quién publique el contenido.
Cada documento hace referencia a los demás. El manual de gobernanza establece la política — el manual del administrador y la guía para creadores de contenido explican cómo implementarla en la práctica. Juntos forman el manual de operaciones completo de la intranet.
Este artículo se centra específicamente en el manual de gobernanza.
¿Para Quién es Este Documento?
Antes de escribir una sola palabra, define la audiencia. Un documento de gobernanza sirve a múltiples personas con necesidades muy diferentes:
- El administrador de IT o SharePoint — necesita el detalle técnico: permisos, term store, tipos de contenido
- Los propietarios de contenido y sitio — necesitan saber sus responsabilidades y qué pueden y no pueden cambiar
- Los responsables de negocio — necesitan entender el marco general y quién toma las decisiones
- Los nuevos incorporados — necesitan una referencia de cómo funcionan las cosas
El documento debe estar escrito de forma que cada audiencia pueda encontrar lo que le resulta relevante sin tener que leerlo entero. Un índice claro y secciones bien nombradas lo hacen posible.
Sección 1 — Propósito y Alcance
Empieza por lo básico. ¿Para qué sirve este documento? ¿Qué entorno cubre? ¿Quién lo posee y quién es responsable de mantenerlo actualizado?
Esta sección debe definir:
- El propósito de la intranet o el entorno de SharePoint
- Qué contenido le corresponde y cuál no — clasificación del contenido
- Quién posee la infraestructura técnica
- Quién posee el contenido
- Quiénes son los usuarios autorizados
Por qué importa: Sin una declaración clara de propósito, cada persona hace sus propias suposiciones sobre para qué sirve SharePoint. Un equipo lo trata como un almacén de archivos, otro como un canal de comunicación, otro como una herramienta de gestión de proyectos. La declaración de propósito marca la dirección.
Sección 2 — Roles y Responsabilidades
Este es el núcleo del documento de gobernanza. Define cada rol con claridad — quiénes son, qué pueden hacer y de qué son responsables.
Los roles estándar de SharePoint a definir:
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador de SharePoint | Acceso completo al tenant, gestiona el esquema, búsqueda, componentes personalizados |
| Administrador de colección de sitios | Permisos ampliados dentro del sitio, acceso a la configuración de búsqueda |
| Propietario del sitio | Control total del sitio, gestiona permisos y plantillas |
| Aprobador de contenido | Revisa y publica contenido |
| Miembro del sitio / Colaborador de contenido | Crea y edita contenido, no puede publicar ni cambiar plantillas |
| Visitante del sitio | Acceso de solo lectura |
Para cada rol, ve más allá del nivel de permiso y documenta las responsabilidades reales — qué se espera que hagan, con qué frecuencia y qué decisiones son suyas.
Por qué importa: Sin definiciones claras de roles, todo recae sobre el administrador de SharePoint. Los propietarios de sitios no saben que son responsables de las revisiones de acceso. Los colaboradores de contenido no saben que necesitan seguir una convención de nombrado. Documentarlo elimina la ambigüedad.
Sección 3 — Grupo de Gobernanza
Para organizaciones más grandes, define el órgano de gobernanza — el grupo de personas responsables de tomar decisiones sobre el entorno. Normalmente es un grupo multifuncional que se reúne periódicamente (trimestralmente es lo habitual) para revisar el estado de la intranet, aprobar cambios significativos y marcar la dirección.
Documenta:
- Quién forma el grupo de gobernanza y a qué representa
- Con qué frecuencia se reúnen
- Qué decisiones están autorizados a tomar
- Qué requiere escalado
Para organizaciones más pequeñas, esto podría ser solo una o dos personas — el administrador de SharePoint y un responsable de negocio. Aun así necesita estar documentado. Alguien tiene que ser responsable de las decisiones.
Por qué importa: Sin un grupo de gobernanza, nadie es dueño de las grandes decisiones. Los cambios estructurales ocurren de forma ad hoc, las inconsistencias se acumulan y no hay ningún foro para plantear problemas.
Sección 4 — Proceso de Gestión de Cambios
Define cómo se solicitan, revisan e implementan los cambios en el entorno. No todo cambio necesita un proceso formal — pero distinguir entre cambios menores y mayores es importante.
Un modelo sencillo de tres niveles funciona bien:
| Categoría | Ejemplos | Quién puede aprobar |
|---|---|---|
| Menor | Actualizaciones de plantillas, adición de metadata, pequeños ajustes de UI | Propietario del sitio |
| Mayor | Nuevos tipos de contenido, cambios estructurales, nuevas integraciones | Administrador de SharePoint tras aprobación de gobernanza |
| Urgente | Reparaciones de funcionalidad crítica | Administrador de SharePoint |
Documenta el proceso de solicitud — cómo alguien envía una solicitud de cambio, quién la revisa, qué información se necesita y cuánto tiempo lleva.
Por qué importa: Sin un proceso de cambios, los cambios bien intencionados rompen cosas. Alguien añade un nuevo tipo de contenido que entra en conflicto con el esquema de búsqueda. Alguien reorganiza la navegación sin avisarle al equipo que la mantiene. Un proceso no impide el cambio — impide el cambio descoordinado.
Sección 5 — Gestión de Acceso de Usuarios
Documenta el ciclo de vida completo del acceso de usuarios — desde el momento en que alguien se incorpora hasta el momento en que se va.
Incorporación
- Cómo se solicita el acceso
- Quién lo aprueba
- A qué grupos se añade a un nuevo usuario según su rol
- Qué formación o documentación necesita antes de obtener acceso
Baja
- Qué desencadena la eliminación del acceso (abandono de la organización, cambio de rol, ausencia prolongada)
- Quién es responsable de eliminar el acceso
- Qué pasa con el contenido del usuario que se va
- Cómo se reasignan las aprobaciones pendientes
Revisiones de acceso
- Con qué frecuencia se revisa el acceso (trimestralmente es la recomendación estándar)
- Quién es responsable de revisar los miembros de su grupo
- Qué pasa con las cuentas inactivas
Por qué importa: Esta es la sección de gobernanza con las implicaciones de seguridad y cumplimiento más directas. Una baja mal gestionada deja a exempleados con acceso a contenido sensible. Los permisos no revisados se acumulan con el tiempo en un riesgo de seguridad. Un proceso documentado convierte esto en una rutina en lugar de una crisis.
Sección 6 — Seguridad y Permisos
Documenta el modelo de permisos en detalle — qué grupos existen, qué niveles de permiso tienen y qué áreas de contenido tienen permisos únicos.
Una matriz de permisos que mapea áreas de contenido con grupos es el formato más útil:
| Área de contenido | Lectura | Edición | Control total |
|---|---|---|---|
| Páginas del sitio | Todos los usuarios | Miembros del sitio | Propietarios del sitio |
| Documentos de políticas | Todos los usuarios | — | Propietarios del sitio |
| Documentos de RRHH | Equipo de RRHH | Equipo de RRHH | Propietario del sitio de RRHH |
También documenta:
- Si el uso compartido externo está habilitado o deshabilitado
- Qué tipos de enlaces de uso compartido están permitidos
- Quién puede conceder acceso externo y en qué circunstancias
Por qué importa: El modelo de permisos es el modelo de seguridad. Si no está documentado, nadie sabe cuál es el estado previsto — lo que hace imposible auditarlo o recuperarlo cuando algo va mal.
Sección 7 — Arquitectura de la Información
Documenta las decisiones estructurales que definen cómo está organizado el entorno:
- Estructura de sitios — qué sitios existen, cómo se relacionan entre sí, cuáles están conectados a un hub
- Navegación — nodos de navegación de primer y segundo nivel
- Estructura de carpetas — si se usan carpetas, la jerarquía acordada
- Tipos de contenido — qué tipos de contenido existen y qué metadata lleva cada uno
- Term Store — la taxonomía gestionada, incluidas las traducciones para entornos multilingües
- Columnas de sitio — las columnas reutilizables que alimentan los tipos de contenido
Esta sección suele ser la más detallada de un documento de gobernanza y la más importante para mantener la coherencia a lo largo del tiempo.
Por qué importa: Sin documentar las decisiones de arquitectura de la información, solo existen en la cabeza de las personas que las tomaron. Cuando esas personas se van, el razonamiento se pierde. Los nuevos miembros del equipo toman decisiones que entran en conflicto con el diseño original sin saberlo.
Sección 8 — Ciclo de Vida de la Gestión de la Información
Define cómo se gestiona el contenido a lo largo del tiempo — con qué frecuencia debe revisarse, qué pasa cuando está desactualizado y cuándo debe archivarse o eliminarse.
Un calendario de revisión de contenido por tipo de contenido es el formato más práctico:
| Tipo de contenido | Frecuencia de revisión | Acción cuando está desactualizado |
|---|---|---|
| Políticas | Cada 3 años | Archivar o reemplazar |
| Manuales de procesos | Cada 2 años | Archivar o reemplazar |
| Artículos de noticias | Sin revisión necesaria | Archivar después de 1 año |
| Páginas generales | Anualmente | Eliminar o archivar |
Por qué importa: El contenido desactualizado es uno de los problemas más comunes de la intranet. Los usuarios dejan de confiar en los resultados de búsqueda cuando devuelven páginas obsoletas. Un calendario de revisión convierte la gestión del contenido en una responsabilidad rutinaria en lugar de una crisis cuando la intranet se vuelve visiblemente obsoleta.
Una Nota sobre Copilot — La Gobernanza Base Primero
Si tu organización está usando o planea usar Microsoft Copilot — ya sea Microsoft 365 Copilot o agentes de Copilot Studio — tu documento de gobernanza de la intranet debe incluir una posición base sobre ello aunque el detalle sea ligero.
Como mínimo, documenta:
- Si Copilot está habilitado en el sitio de la intranet y para qué usuarios
- Quién puede crear agentes de Copilot Studio que interactúen con el contenido de la intranet — esto debería requerir aprobación explícita, no estar abierto a cualquiera
- A qué sitios y contenido puede acceder Copilot — Copilot respeta los permisos de SharePoint, por lo que si tu modelo de permisos está limpio, Copilot solo mostrará lo que los usuarios ya tienen permitido ver. Si tus permisos están desordenados, Copilot mostrará cosas que no pretendías.
- El proceso de aprobación para nuevos agentes de Copilot — una declaración clara de que desplegar un agente contra el contenido de la intranet requiere la aprobación del grupo de gobernanza
Esta es la línea base. La gobernanza de Copilot va mucho más profundo — implicaciones de procesamiento de datos, etiquetas de sensibilidad, políticas de DLP, estrategia de entorno para Copilot Studio — pero eso corresponde a un documento dedicado una vez que la base de gobernanza de la intranet esté sólida.
👉 Ver nuestro artículo de seguimiento: Copilot en SharePoint — Las Decisiones de Gobernanza que tu Organización Necesita Tomar Antes de Junio de 2026
Lo que Pueden Omitir las Organizaciones Más Pequeñas
No todas las organizaciones necesitan todas estas secciones con el mismo nivel de detalle. Para una empresa de 20–50 empleados:
- El grupo de gobernanza puede ser una persona — solo nómbrala y documenta sus responsabilidades
- La gestión de cambios puede ser un proceso sencillo de aprobación por email en lugar de un sistema formal de solicitudes
- La arquitectura de la información podría ser dos o tres sitios en lugar de una estructura de hub compleja
- El Term Store podría no existir en absoluto si las columnas Choice son suficientes
El objetivo no es un documento de 30 páginas — es un documento que responda las preguntas que la gente realmente tendrá. Para una empresa pequeña, cuatro o cinco secciones que cubran roles, permisos, gestión de acceso y expectativas de revisión de contenido pueden ser totalmente suficientes.
La Plantilla
Un documento de gobernanza es más fácil de redactar cuando se parte de una estructura. Descarga nuestra Plantilla de Gobernanza de Microsoft 365 simplificada — un documento rellenable que cubre las secciones principales descritas anteriormente, con notas de orientación que explican qué incluir en cada sección.