Esta serie cubre el panorama completo del almacenamiento en Microsoft 365: cómo funciona, qué lo está consumiendo, cómo gestionarlo y cómo construir un marco de gobernanza alrededor de él antes de que se convierta en una crisis.
Esta primera entrada cubre los fundamentos — cómo funciona el modelo de almacenamiento, qué cuenta para tu cuota y por qué el historial de versiones merece más atención de la que a menudo recibe.
Serie: Gestión del almacenamiento en Microsoft 365 — Parte 1 de 4. La Parte 2 cubre el archivado y la copia de seguridad.
El almacenamiento en Microsoft 365 es uno de esos temas en los que las organizaciones rara vez piensan hasta que empiezan a aparecer avisos de capacidad. Para entonces, el problema lleva años creciendo silenciosamente — impulsado menos por el almacenamiento intencionado de archivos y más por las versiones generadas automáticamente durante la colaboración normal.
Cómo funciona el almacenamiento de SharePoint y OneDrive
El almacenamiento de Microsoft 365 para SharePoint y OneDrive opera con dos modelos separados — una fuente habitual de confusión.
SharePoint — Almacenamiento en pool a nivel de tenant
El almacenamiento de SharePoint Online se agrupa a nivel de tenant, con todas las colecciones de sitios utilizando el mismo pool compartido. La mayoría de los tenants reciben una asignación base de 1 TB más almacenamiento adicional en pool en función de las licencias elegibles — normalmente 10 GB por usuario con licencia, aunque no todos los tipos de licencia contribuyen por igual y algunas licencias no aportan derechos de almacenamiento en absoluto.
Así, un tenant típico de 100 puestos de Microsoft 365 Business Premium obtiene aproximadamente 1 TB + 1 TB = 2 TB de almacenamiento de SharePoint en pool. Un tenant empresarial de 500 puestos obtiene aproximadamente 1 TB + 5 TB = 6 TB. Este pool se comparte entre todos los sitios de SharePoint, incluidos los sitios de equipo, los sitios de comunicación y los sitios de canal. Ningún sitio de SharePoint individual puede superar los 25 TB.
OneDrive — Asignación separada por usuario
El almacenamiento de OneDrive para la Empresa se asigna por usuario y se gestiona por separado del pool de tenant de SharePoint. La licencia de cada usuario determina su cuota de OneDrive — el valor predeterminado es 1 TB por usuario para la mayoría de los planes de Microsoft 365, con planes empresariales que pueden ampliarse a 5 TB o más bajo petición.
Vale la pena señalar que OneDrive para la Empresa está técnicamente construido sobre la infraestructura de SharePoint Online y se administra a través de los servicios de SharePoint, razón por la cual las cuentas de OneDrive aparecen en los informes de administración de SharePoint. Sin embargo, las cuotas de usuario de OneDrive se asignan por separado del almacenamiento en pool del tenant de SharePoint — se gestionan como asignaciones de cuota independientes a efectos administrativos.
Qué cuenta para cada cuota
Qué cuenta para la cuota del pool de SharePoint:
- Archivos almacenados en bibliotecas de documentos de SharePoint
- Todas las versiones de cada archivo en SharePoint
- Archivos de canales de Teams (almacenados en SharePoint)
- Contenido y espacios de trabajo de Microsoft Loop (la ubicación de almacenamiento depende del tipo de componente de Loop y del servicio subyacente — esta es un área en evolución)
- Contenido de grupos de Microsoft 365 almacenado en SharePoint
- Contenido de la Papelera de reciclaje de primera y segunda etapa — el contenido eliminado permanece en las papeleras de reciclaje hasta 93 días salvo que se elimine permanentemente antes
Qué cuenta para la cuota por usuario de OneDrive:
- Archivos almacenados en el OneDrive de un usuario
- Todas las versiones de cada archivo en OneDrive
- Archivos compartidos en chats de Teams (almacenados en el OneDrive del remitente)
Qué no cuenta para ninguna de las dos:
- Buzones de Exchange Online (cuota independiente)
- Los propios mensajes de chat de Teams (almacenamiento independiente)
Las cargas de trabajo de colaboración moderna como consumidoras ocultas de almacenamiento: Más allá del almacenamiento tradicional de archivos, las herramientas de colaboración modernas almacenan cada vez más contenido en servicios respaldados por SharePoint. Las grabaciones de reuniones de Teams almacenadas en SharePoint o OneDrive, los vídeos de Stream, las sesiones de Whiteboard y los archivos adjuntos de Viva Engage contribuyen todos al consumo de almacenamiento — a menudo de formas menos visibles que los documentos en una biblioteca. El crecimiento del almacenamiento en los tenants maduros de Microsoft 365 procede con frecuencia de las herramientas de colaboración más que de los recursos compartidos de archivos tradicionales.
Comprobar el uso del almacenamiento
El Centro de administración de SharePoint ya proporciona informes de almacenamiento por sitio — la página de Sitios activos muestra el almacenamiento usado por sitio y se puede ordenar para sacar a la luz tus mayores consumidores. Esto está disponible sin licencias adicionales.
Para una imagen más detallada, SharePoint Advanced Management (SAM) añade capacidades más profundas de ciclo de vida, gobernanza y gestión que pueden ayudar a identificar sitios inactivos o de alto riesgo, con análisis más completos sobre los informes estándar del centro de administración. SAM es un complemento de pago independiente — los informes estándar del centro de administración están disponibles para todos los tenants.
En PowerShell, el panorama del almacenamiento por sitio está disponible mediante:
Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant-admin.sharepoint.com" -Interactive -ClientId "your-client-id"
Get-PnPTenantSite | Select-Object Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota | Sort-Object StorageUsageCurrent -DescendingStorageUsageCurrent está en MB. Los sitios en la parte superior de la lista son tus mayores consumidores y el primer lugar donde investigar.
Para una visión general a nivel de tenant — verifica los nombres de las propiedades en tu entorno antes de usarlo en producción:
$tenant = Get-PnPTenant
$quotaGB = [math]::Round($tenant.StorageQuota / 1024, 2)
$usedGB = [math]::Round($tenant.StorageQuotaConsumed / 1024, 2)
Write-Host "Storage Quota: $quotaGB GB"
Write-Host "Storage Used: $usedGB GB"
Write-Host "Percentage Used: $([math]::Round(($usedGB / $quotaGB) * 100, 1))%"Historial de versiones — Por qué el almacenamiento crece más rápido de lo que esperas
El historial de versiones está activado de forma predeterminada en todas las bibliotecas de documentos de SharePoint y OneDrive. Cada vez que se guarda un documento, la actividad frecuente de AutoSave y la edición colaborativa pueden aumentar significativamente la frecuencia de creación de versiones. En un documento Word editado activamente, esto puede significar docenas de versiones al día.
Multiplicado por cientos de documentos en cientos de sitios, el almacenamiento de versiones se convierte en uno de los mayores contribuyentes a tu consumo de almacenamiento — a menudo supone más que el propio contenido de los documentos.
Límites de versiones
Históricamente, muchas bibliotecas de documentos de SharePoint tenían como valor predeterminado la retención de 500 versiones principales por archivo. Microsoft avanza cada vez más hacia la gestión automática del historial de versiones e Intelligent Versioning, lo que significa que muchos tenants utilizarán un comportamiento de retención adaptable en lugar de recuentos de versiones fijos. Sin embargo, las bibliotecas más antiguas configuradas antes de este cambio pueden seguir operando con límites de versiones fijos.
El impacto en el almacenamiento depende del tamaño del archivo. Un PowerPoint de 10 MB con cientos de versiones podría estar consumiendo varios gigabytes de almacenamiento para un solo archivo. Multiplicado en un sitio activo, los números se vuelven significativos rápidamente.
Intelligent Versioning
Intelligent Versioning ofrece un enfoque más eficiente para gestionar las versiones de los archivos, utilizando una lógica de recorte adaptable para reducir las versiones redundantes a la vez que se conservan los puntos de recuperación recientes y significativos. Microsoft describe esto como conservar un historial reciente más granular reduciendo a la vez las versiones intermedias más antiguas — el algoritmo interno exacto no está completamente documentado como una especificación pública estable, pero la intención es eliminar los guardados intermedios de bajo valor conservando el historial que importa.
Habilitar Intelligent Versioning se puede hacer a nivel de tenant en el Centro de administración de SharePoint en Configuración → Límites del historial de versiones, o por sitio mediante PowerShell. La disponibilidad y el estado de implementación pueden variar según la configuración del tenant y los plazos de implementación del servicio de Microsoft — si no ves la opción, comprueba si ya ha llegado a tu tenant.
Set-SPOSite -Identity "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -EnableAutoExpirationVersionTrim $trueImportante — la configuración del tenant solo se aplica a las nuevas bibliotecas: Los valores predeterminados del historial de versiones a nivel de tenant generalmente se aplican a las bibliotecas de documentos recién creadas y a las nuevas cuentas de OneDrive. Las bibliotecas existentes normalmente requieren actualizaciones explícitas — no heredarán automáticamente los cambios a nivel de tenant.
Directivas de retención y recorte de versiones: Las directivas de retención y las etiquetas de retención pueden reducir o bloquear significativamente el recorte de versiones, porque las versiones retenidas pueden necesitar conservarse por motivos de cumplimiento normativo. En las organizaciones con directivas de retención activas, Intelligent Versioning puede tener un efecto limitado sobre el contenido cubierto por esas directivas. Esto crea una consideración importante de planificación: las directivas de retención generales aplicadas de forma demasiado amplia no solo imponen una sobrecarga de cumplimiento, sino que también impiden el recorte de versiones en todo el contenido cubierto. El coste de almacenamiento de esa decisión se acumula año tras año.
El contenido no cubierto por directivas de retención es el objetivo principal del recorte de versiones — saber qué contenido está cubierto y cuál no es un requisito previo para una gestión eficaz del almacenamiento. La capa de cumplimiento se trata en detalle en la Parte 3 de esta serie.
Recorte manual de versiones con PnP PowerShell
Para las bibliotecas existentes con grandes historiales de versiones, el recorte manual mediante PnP PowerShell te da control directo.
Aviso: La eliminación de versiones es irreversible. Prueba siempre con un enfoque de informe o de simulación (dry-run) antes de eliminar versiones en producción. En bibliotecas muy grandes, Get-PnPFileVersion puede funcionar lentamente — considera agrupar las operaciones por lotes y añadir controles de limitación para limpiezas a gran escala. El primer script te mostrará exactamente qué hay en una biblioteca determinada.
Script 1 — Informe de versiones (ejecutar antes de eliminar)
Connect-PnPOnline -Url "https://tenantName.sharepoint.com/sites/siteName" -Interactive -ClientId ""
# Get all files in a library and their version counts — DRY RUN, no deletion
$items = Get-PnPListItem -List "SitePages" -Fields "FileLeafRef", "FileRef", "FSObjType"
foreach ($item in $items) {
# Skip folders (FSObjType = 1), only process files (FSObjType = 0)
if ($item["FSObjType"] -eq 1) { continue }
$versions = Get-PnPFileVersion -Url $item["FileRef"]
Write-Host "$($item["FileLeafRef"]) has $($versions.Count) versions"
}Script 2 — Eliminar versiones
Connect-PnPOnline -Url "https://tenantName.sharepoint.com/sites/siteName" -Interactive -ClientId ""
$items = Get-PnPListItem -List "SitePages" -Fields "FileLeafRef", "FileRef", "FSObjType"
foreach ($item in $items) {
# Skip folders
if ($item["FSObjType"] -eq 1) { continue }
$versions = Get-PnPFileVersion -Url $item["FileRef"]
if ($versions.Count -gt 50) {
Write-Host "$($item["FileLeafRef"]) has $($versions.Count) versions"
$toDelete = $versions | Sort-Object Created -Descending | Select-Object -Skip 50
foreach ($version in $toDelete) {
Remove-PnPFileVersion -Url $item["FileRef"] -Identity $version.Id -Force
}
}
}Ajusta el umbral de 50 a lo que tenga sentido para tu organización. Un script más completo de recorte de versiones — con alcance en todo el tenant, salida de informes y modo de simulación (dry-run) — está disponible en la página de scripts.
Cuotas de almacenamiento y gestión a nivel de sitio
De forma predeterminada, los sitios de SharePoint se nutren del pool del tenant sin una cuota a nivel de sitio. Esto significa que un sitio en rápido crecimiento puede consumir una parte desproporcionada del almacenamiento del tenant sin ningún control automático.
Establecer cuotas a nivel de sitio te da previsibilidad e impide que cualquier sitio consuma almacenamiento sin supervisión de gobernanza:
# Set a 100 GB quota on a specific site
Set-PnPTenantSite -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -StorageQuota 102400 -StorageQuotaWarningLevel 92160StorageQuota está en MB. Los umbrales de advertencia generan avisos de cuota y notificaciones administrativas cuando se alcanzan — una señal temprana útil antes de que un sitio llegue a su límite. Las cuotas excesivamente restrictivas pueden crear fricción operativa, por lo que funcionan mejor como controles de gobernanza para sitios de alto crecimiento o alto riesgo, en lugar de límites universales aplicados a todos los sitios.
Economía del almacenamiento
Cuando tu organización supera su cuota de almacenamiento de SharePoint, ahora existen dos formas de gestionar el exceso:
- Complementos de almacenamiento prepagado — adquisición de capacidad de almacenamiento adicional por bloques por adelantado. Requiere predecir cuánto necesitarás, lo que a menudo lleva a comprar más de lo necesario.
- Pay-as-you-go (PAYG) — Microsoft ha introducido un modelo de facturación PAYG para el almacenamiento de SharePoint que elimina la necesidad de comprar bloques de almacenamiento por adelantado. Solo pagas por lo que realmente usas, facturado por GB al mes. Para habilitarlo: Centro de administración de Microsoft 365 → Facturación → Pay-as-you-go → crear o vincular una directiva de facturación → seleccionar Microsoft 365 SharePoint Storage. El precio actual está disponible en la página de precios de Microsoft 365.
PAYG es una red de seguridad útil — elimina la fricción de tener que comprar complementos de almacenamiento antes de quedarte sin espacio. Sin embargo, el coste por GB es el mismo tanto si usas prepagado como PAYG. Reducir el crecimiento innecesario de versiones y archivar el contenido inactivo sigue siendo más rentable que pagar por el consumo excesivo continuado independientemente del modelo de facturación — la gestión proactiva de versiones elimina los costes de exceso en lugar de simplemente hacer que sean más cómodos de pagar.
La economía de la gestión de versiones, el archivado y la ampliación del almacenamiento se trata con más detalle en la Parte 2 (archivado y copia de seguridad) y la Parte 4 (gobernanza y gestión de costes) de esta serie.
Por dónde empezar
Si no has revisado tu postura de almacenamiento recientemente:
- Comprueba el uso actual del almacenamiento del tenant en el Centro de administración de SharePoint — ¿estás por encima del 70% de tu cuota?
- Ejecuta el informe de almacenamiento de PnP PowerShell para identificar tus 10 sitios más grandes
- Comprueba si Intelligent Versioning está habilitado a nivel de tenant — si no, habilítalo para las nuevas bibliotecas como mínimo
- Identifica tus bibliotecas de documentos de mayor actividad y comprueba los recuentos de versiones en los archivos grandes
- Considera establecer cuotas de almacenamiento en tus sitios más grandes como base de gobernanza
- Revisa si las grabaciones de Teams, el contenido de Stream y las sesiones de Whiteboard se están gestionando — estos son consumidores de almacenamiento frecuentemente ignorados
La Parte 2 de esta serie cubre Microsoft 365 Archive, el archivado de sitios de SharePoint y Microsoft 365 Backup — qué hace cada uno, cómo difieren y cuándo usar cuál.