Esta serie cubre el panorama completo del almacenamiento en Microsoft 365: cómo funciona, qué lo está consumiendo, cómo gestionarlo y cómo construir un marco de gobernanza alrededor de él.
Esta entrada cubre dos capacidades que se confunden con frecuencia: Microsoft 365 Archive y Microsoft 365 Backup. Resuelven problemas diferentes, funcionan de manera diferente y tienen un coste diferente. Entender la distinción es el requisito previo para usar cualquiera de ellas de manera efectiva.
Serie: Gestión del almacenamiento en Microsoft 365 — Parte 2 de 4. La Parte 1 cubre los fundamentos del almacenamiento y el historial de versiones. La Parte 3 cubre el cumplimiento normativo, la retención y el RGPD.
El archivado y la copia de seguridad se tratan a menudo como términos intercambiables. En Microsoft 365 son productos distintos que sirven para propósitos distintos, y usar uno cuando se necesita el otro crea brechas que solo se hacen visibles cuando algo sale mal.
La distinción práctica:
- Archive — mueve el contenido del almacenamiento activo al nivel de archivo de Microsoft, manteniéndolo accesible pero fuera del camino. Resuelve un problema de coste de almacenamiento y ciclo de vida.
- Backup — crea instantáneas recuperables del contenido para que, si algo se elimina accidentalmente, se corrompe o es destruido por ransomware, puedas restaurarlo. Resuelve un problema de pérdida de datos y resiliencia.
Ninguno reemplaza al otro. Y algo crítico: el archivado no reduce la cantidad de almacenamiento que ocupan tus datos. Cambia cómo se factura ese almacenamiento.
Microsoft 365 Archive
Microsoft 365 Archive es el nivel de almacenamiento en frío nativo de Microsoft para el contenido de SharePoint. Cuando el contenido se archiva, sale de tu pool de almacenamiento activo de SharePoint hacia un nivel de archivo — aún dentro de la infraestructura de Microsoft, aún sujeto a tus directivas de cumplimiento existentes, pero facturado a una tarifa inferior.
Archivado a nivel de sitio
La capacidad original de Microsoft 365 Archive funciona a nivel de sitio. Un sitio completo de SharePoint — todo su contenido, metadatos, permisos e historial de versiones — puede archivarse desde el Centro de administración de SharePoint.
Los sitios archivados son de solo lectura. Los usuarios con los permisos adecuados pueden ver y descargar contenido, pero no pueden modificarlo. El comportamiento de acceso puede variar según la configuración del sitio, los permisos y la configuración del archivo.
Archivado a nivel de archivo individual
En marzo de 2026 Microsoft lanzó el archivado a nivel de archivo individual en versión preliminar pública. Esto permite archivar archivos individuales dentro de un sitio activo mientras el resto del sitio permanece totalmente activo — útil para sitios que aún están en uso pero que contienen grandes volúmenes de contenido antiguo al que no se ha accedido en años.
El archivado automático basado en directivas — donde reglas como "archivar archivos a los que no se ha accedido en 12 meses" se aplican automáticamente — está previsto. Microsoft ha indicado que la disponibilidad general del archivado a nivel de archivo individual se espera durante 2026, aunque las fechas de hoja de ruta están sujetas a cambios.
Qué ocurre con el contenido archivado
El contenido archivado:
- Permanece dentro de la infraestructura de Microsoft — no crea una segunda copia independiente de los datos
- Sigue sujeto a las directivas de retención de Purview y las retenciones de eDiscovery
- Puede seguir siendo retenido, descubierto y producido para fines legales o regulatorios si está cubierto por los controles de retención o eDiscovery de Microsoft Purview
- Los índices de búsqueda y los metadatos se conservan — el contenido archivado puede descubrirse mediante búsqueda, aunque los flujos de trabajo de recuperación y reactivación difieren del contenido activo
- Es de solo lectura — los usuarios con los permisos adecuados pueden ver y descargar pero no editar
- Puede reactivarse si es necesario — la reactivación es gratuita (la tarifa de reactivación por GB se eliminó en marzo de 2025)
Archive no es una copia de seguridad. Si un archivo archivado se elimina y la papelera de reciclaje expira, el archivo desaparece de forma permanente. Archive conserva el contenido en un nivel de almacenamiento de menor coste. No crea una segunda copia independiente de los datos.
Reactivación y tiempos
La reactivación es gratuita, pero los tiempos varían:
- El contenido archivado en los últimos 7 días puede reactivarse de inmediato
- El contenido archivado con más antigüedad puede tardar hasta aproximadamente 24 horas en reactivarse completamente
- El contenido no puede volver a archivarse durante cuatro meses después de la reactivación
El modelo de costes
El almacenamiento de Archive se factura a una tarifa inferior que el almacenamiento activo por encima de la cuota. El matiz clave: los costes de Archive solo se cobran por la parte que supera la cuota de almacenamiento de SharePoint con licencia de tu tenant. Si tu almacenamiento total — activo más archivado — está dentro de tu cuota, el archivado no te cuesta nada adicional.
Esto hace que Archive sea especialmente valioso para las organizaciones que se acercan o superan su cuota de almacenamiento. Archivar el contenido inactivo puede traer el almacenamiento activo dentro de la cuota, eliminando por completo los cargos por exceso — aunque recuerda, el archivado no reduce los datos que tienes, cambia cómo se facturan.
El precio actual está disponible en la página de precios de Microsoft 365 — el almacenamiento de Archive es significativamente más barato que el almacenamiento activo en exceso por GB al mes.
Una nota sobre las cuentas de OneDrive sin licencia
Microsoft también usa el nivel de archivo para las cuentas de OneDrive de usuarios sin licencia — por ejemplo, cuando un empleado se va y se le retira la licencia. Estas cuentas siguen reglas de ciclo de vida y facturación separadas y no deben confundirse con el archivado de sitios de SharePoint. Los administradores que gestionan datos de empleados que se van deben revisar la guía de Microsoft sobre la gestión del ciclo de vida de cuentas de OneDrive sin licencia por separado.
Contenido archivado y Copilot
Un beneficio de gobernanza reciente del archivado: el contenido archivado queda excluido de la fundamentación y recuperación de contenido de Microsoft 365 Copilot. Para las organizaciones preocupadas por que Copilot muestre contenido histórico o sensible que ya no refleja las políticas o procesos actuales, el archivado se está convirtiendo en una herramienta de gobernanza importante — no solo de gestión del almacenamiento.
Qué no es Archive
Microsoft 365 Archive no es:
- Una solución de copia de seguridad
- Una solución de gestión de registros
- Una directiva de retención
- Una forma de reducir la cantidad física de datos que almacenas
Es una herramienta de ciclo de vida del almacenamiento y gestión de costes.
SAM y Archive
La función de gestión del ciclo de vida de sitios de SharePoint Advanced Management trabaja en conjunto con Microsoft 365 Archive para identificar sitios inactivos y aplicar directivas de archivado a escala. Para las organizaciones sin SAM, el Centro de administración de SharePoint y PowerShell proporcionan opciones de archivado manual y mediante scripts.
Microsoft 365 Backup
Microsoft 365 Backup es un producto separado de Archive. Protege los sitios de SharePoint, las cuentas de OneDrive y los buzones de Exchange Online contra la eliminación accidental, la corrupción y el ransomware mediante instantáneas periódicas con hasta dos años de retención.
Qué protege Microsoft 365 Backup
Microsoft 365 Backup cubre:
- Sitios de SharePoint — restauración a nivel de sitio y a nivel granular de archivos y carpetas (la restauración granular alcanzó disponibilidad general a finales de abril de 2026)
- Cuentas de OneDrive — restauración a nivel de archivo
- Buzones de Exchange Online — restauración a nivel de elemento
Las organizaciones que requieren protección completa de chats de Teams, Planner, Whiteboard, Loop y cargas de trabajo de colaboración relacionadas pueden seguir necesitando soluciones de terceros — Microsoft 365 Backup se centra actualmente en SharePoint, OneDrive y Exchange.
Frecuencia de los puntos de restauración
Microsoft gestiona la creación de puntos de recuperación de forma interna. Según la documentación publicada de Microsoft:
- Exchange Online — puntos de restauración cada 10 minutos durante el año anterior completo
- OneDrive y SharePoint — puntos de restauración cada 10 minutos para los 14 días anteriores, reduciéndose a puntos de restauración semanales desde los 14 días hasta los 365 días anteriores
Para restauraciones granulares de archivos y carpetas en SharePoint y OneDrive, los puntos de restauración son aproximadamente diarios (y pueden alinearse con puntos semanales en casos excepcionales). Las restauraciones las inician los administradores — los usuarios finales no pueden activar restauraciones granulares por sí mismos, y se requiere el rol de Administrador de Backup de SharePoint.
El modelo de costes
Microsoft 365 Backup se factura por GB al mes del contenido protegido, facturado a través de Azure. Un tenant que protege 5 TB de contenido incurriría en aproximadamente 750 $/mes al precio de lista actual de Microsoft de 0,15 $/GB/mes — verifica el precio actual en la página de precios de Microsoft 365 antes de planificar tu presupuesto.
Lo que cuenta para la facturación incluye el tamaño de los sitios de SharePoint protegidos, las cuentas de OneDrive (incluido el contenido de la papelera de reciclaje) y los buzones de Exchange con sus archivos en línea.
Por qué Microsoft 365 no incluye copia de seguridad por defecto
Microsoft proporciona alta disponibilidad, redundancia y la papelera de reciclaje (que retiene el contenido eliminado durante 93 días en la papelera de reciclaje de segunda etapa), pero estos son mecanismos de resiliencia, no de copia de seguridad.
Si el contenido se elimina permanentemente después de que expire el período de la papelera de reciclaje, o si el ransomware cifra el contenido de tu tenant, o si el contenido se sobrescribe por una mala configuración, la papelera de reciclaje no ayuda. Microsoft 365 Backup sí.
Microsoft es responsable de la disponibilidad y durabilidad del servicio. Las organizaciones siguen siendo responsables de recuperar los datos que los usuarios o administradores eliminan, sobrescriben o corrompen.
Archive vs Backup — El marco de decisión
| Pregunta | Herramienta |
|---|---|
| Tenemos contenido antiguo que no necesitamos pero no podemos eliminar — ¿reducir el coste? | Archive |
| Nos estamos acercando a nuestra cuota de almacenamiento | Archive |
| Un usuario eliminó accidentalmente archivos importantes | Backup |
| Hemos sufrido un ataque de ransomware | Backup |
| Necesitamos mantener los archivos del proyecto accesibles una vez finalizado | Archive |
| Debemos conservar registros durante siete años e impedir su eliminación | Directiva de retención |
| Necesitamos recuperar una versión anterior de un documento | Backup o historial de versiones |
| Queremos evitar que Copilot muestre contenido histórico | Archive |
La mayoría de las organizaciones de cualquier tamaño necesitan tanto Archive como Backup — y ambos son distintos de las directivas de retención, que regulan lo que debe conservarse por motivos de cumplimiento normativo independientemente del coste de almacenamiento.
Archive reduce los costes de almacenamiento. La retención satisface los requisitos de cumplimiento normativo. Backup permite la recuperación tras la pérdida de datos. Resuelven problemas diferentes y la mayoría de las organizaciones necesitan los tres.
El mayor malentendido de gobernanza de Microsoft 365 es tratar estos tres como alternativas en lugar de capas complementarias.
Qué significa esto para la gestión del almacenamiento
Las organizaciones ahora tienen un espectro completo de opciones para el contenido que ya no se usa activamente:
- Mantener activo — contenido que aún se usa con regularidad
- Archive — contenido que debe conservarse y ser accesible pero no se usa activamente; también útil para excluir de la fundamentación de Copilot
- Backup — protección para las cargas de trabajo que están dentro del alcance de tu estrategia de copia de seguridad
- Eliminar — contenido que ya no necesita conservarse (sujeto a obligaciones de retención)
La cuestión de gobernanza — quién decide qué contenido va a dónde, y cuándo — se trata en la Parte 4. La cuestión de cumplimiento — qué estás legalmente obligado a conservar y durante cuánto tiempo — se trata en la Parte 3.
Por dónde empezar
- Comprueba el Centro de administración de SharePoint para detectar sitios inactivos — estos son los principales candidatos para el archivado
- Confirma si Microsoft 365 Archive está habilitado en tu tenant (Configuración → Configuración de la organización → Servicios de pago por uso)
- Calcula tu coste actual de almacenamiento en exceso — si superas la cuota, archivar contenido inactivo puede eliminar ese cargo por exceso
- Confirma si Microsoft 365 Backup está en vigor — si no, comprende tu exposición actual a la pérdida de datos y el período de 93 días de la papelera de reciclaje
- Revisa si la copia de seguridad del chat de Teams es necesaria para tu perfil de cumplimiento normativo o riesgo litigioso — si es así, evalúa las opciones de terceros
La Parte 3 de esta serie cubre el cumplimiento normativo, las directivas de retención y el RGPD — la capa regulatoria que define qué puedes eliminar, qué debes conservar y durante cuánto tiempo.